Gmail không cho phép người dùng tạo ra các “thư mục” (folder) để quản lý và phân loại email theo các tiêu chí khác nhau như Yahoo Mail, Windows Live Mail hay một số dịch vụ thư điện tử miễn phí trên web khác.

Thay vào đó Gmail giới thiệu đến người dùng tính năng “dán nhãn email” (label) để phân biệt các thông điệp được gửi đến Inbox. Song áp dụng phương pháp dưới đây người dùng vẫn có thể thoải mái tạo ra được các thư mục để quản lý email tương tự như các dịch vụ khác.

Bước 1: Khởi tạo "nhãn" 

Truy cập vào Inbox tài khoản Gmail, bạn sẽ thấy mục “Label” nằm ngay trên danh sách các email và ngang hàng với các mục khác như “Delete, Archive, Report as Spam...”. Hãy nhắp chuột vào mũi tên trỏ xuống, bạn sẽ thấy mục “Manage labels”. Trong trang web “Manage labels” hiển thị kế tiếp bạn chỉ cần nhập “nhãn” muốn tạo vào mục “Create a new label” và nhắp chuột vào phím “Create” là xong.

Bước 2: Áp dụng “nhãn”

Trong Inbox bạn hãy chọn những email thích hợp - đơn giản là đánh dấu vào ô trống ngay bên cạnh tựa đề email - sau đó nhắp chuột vào mục “Label” và chọn “nhãn” thích hợp là xong.

Bước 3: “Lưu kho” email

“Lưu kho” ở đây chính là tính năng “Archive” nằm ngang hàng với mục “Label” như đã trình bày ở trên. Sau khi “dán nhãn” email xong bạn chỉ cần chọn lại những email này và nhắp chuột vào mục “Archive”. Lúc này các email sẽ không còn tồn tại ở trong Inbox nữa mà đã được chuyển về mục “All mail”.

Để truy cập đến những email này, bạn hãy nhắp chuột vào các “nhãn” được bố trí ở ngay bên dưới menu điều khiển ở bên tay trái. Bạn sẽ thấy mỗi nhãn sẽ chứa đầy đủ các email được phân loại riêng biệt. Các nhãn ở đây đóng vai trò không khác gì một thư mục như trong Yahoo Mail hay Windows Live Mail.

Chú ý: bạn có thể gán cho mỗi “nhãn” một màu sắc khác nhau để dễ phân biệt bằng cách nhắp vào biểu tượng màu bên cạnh tên các nhãn ở danh sách nhãn bố trí ngay bên dưới Menu điều khiển ở bên tay trái.

Một cú nhắp chuột duy nhất

Để đơn giản hóa toàn bộ quy trình nói trên, ngày 4-2 Gmail chính thức có thêm một tính năng mới là “Move to” tương tự như Yahoo Mail và Windows Live Mail. Mục này nằm ngay cạnh mục “Label”.

Những tính năng hiển thị trong mục này giống hệt mục Label nhưng chức năng lại hoàn toàn khác biệt. Cụ thể, khi bạn chọn các email khác nhau và nhắp chuột vào “Move to” và chọn một “nhãn” thích hợp thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ thực hiện cùng một lúc cả 3 bước nói trên - dán nhãn email, áp dụng nhãn và lưu kho.